BOG was het ondergeschoven kindje van de makelaarssoftware

Op vrijwel elk kantoor voor bedrijfsonroerend goed staat op een netwerkschijf een bestand met een naam als ROZ kantoor 230a – definitief v4 (2).docx. Het is ooit met zorg gemaakt, met bijzondere bepalingen die toen precies klopten. Sindsdien is het het startpunt van elke volgende transactie.

Het is het logische gevolg van een markt waarin de software voor de woningmarkt is gebouwd: voor wonen is er één modelkoopovereenkomst, één set voorwaarden, en betrekkelijk weinig variatie tussen twee transacties. Zo'n proces laat zich in een systeem stoppen. Bedrijfsonroerend goed heeft die uniformiteit niet. Naast koopovereenkomsten voor bedrijfsonroerend goed is er voor verhuur de ROZ-huurovereenkomst kantoorruimte en winkelruimte, elk met eigen algemene bepalingen, plus complex-eigen artikelen die per gebouw verschillen en partijafspraken die per deal verschillen. Voor een softwareleverancier is dat vier keer zoveel werk voor een kleinere markt. Realworks, waar veel kantoren hun dossiers in hebben staan, dekt het woningdeel goed maar genereert geen BOG-koopovereenkomst, geen ROZ-huurovereenkomsten en geen proces-verbaal van oplevering.

Dus blijft dat Word-bestand leven. Op vier plekken gaat dat vaak mis.

1. De samenvatting en de overeenkomst lopen uit elkaar
Dit is misschien de meest voorkomende fout in BOG-dossiers, en de meest banale. De huurder geeft na het voorstel aan dat hij liever drie jaar huurt in plaats van vijf. Dat wordt bijgewerkt in de overeenkomst, maar niet in de samenvatting. Of omgekeerd.

2. Het model wordt gekozen door een bestand te openen
Niet door naar het object te kijken. De keuze tussen 7:230a en 7:290 is een van de eerste beslissingen in het dossier en een van de weinige die je later niet meer rechtzet. Dan kun je weer opnieuw beginnen.

3. De partijgegevens komen te laat binnen
Wie tekent er namens die BV, en is diegene bevoegd? Wie zijn de UBO's? Waar komen de middelen vandaan bij een verkoop, of bij een huur van € 10.000 of meer per maand? In de praktijk worden ze regelmatig twee dagen voor ondertekening per mail bij elkaar gesprokkeld, met identiteitsdocumenten en bankafschriften als bijlage in een kanaal dat daar niet voor gemaakt is.

4. De oplevering is het zwakste document in het dossier
De opname bij aanvang wordt regelmatig vastgelegd als een fotoserie op iemands telefoon, in plaats van als proces-verbaal. Of hij is aan het einde van de huurperiode onvindbaar, gevolgd door de discussie over hoe het er bij aanvang uitzag.

Verleden tijd
De interessante vraag is niet hoe je die documenten sneller opmaakt. Het is wie ze vult, en hoe vaak dezelfde bijzondere bepaling wordt geknipt en geplakt.

Vrijwel alle informatie is bekend bij de huurder of koper: de kopende of hurende entiteit, de tekenbevoegdheid, de UBO-gegevens, herkomst van middelen. Als de koper of huurder die gegevens zelf aanlevert in een eigen portaal (op zijn eigen moment, tussentijds opgeslagen, later weer opgepakt) verschuift de rol van uitvragen naar controleren. Dat is een wezenlijk andere taak, en een veel efficiëntere.

En omdat alles uit één bron komt, verdwijnt het verschil tussen de samenvatting en de overeenkomst. Wordt die vijf jaar toch drie, dan staat dat op één plek en klopt het overal waar het terugkomt.

Daarna is het genereren van de overeenkomst een gevolg in plaats van een klus: het juiste model, de standaard aanvullende artikelen die jouw kantoor altijd gebruikt, de complex-eigen bepalingen van dat gebouw, en volledige ruimte voor de partijafspraken die deze deal bijzonder maken. Opmaken en aanbieden ter ondertekening kost een paar minuten en in die minuten denk je alleen na over de inhoud, niet over de vorm.

Ook de mails eromheen typ je niet meer. Het aanbieden ter ondertekening, de begeleidende toelichting, de bevestiging: dat zit in het proces, maar blijft persoonlijk doordat het uit je eigen sjablonen met tags komt. Ondertekenen gebeurt digitaal in datzelfde portaal, door je opdrachtgever én door de koper of huurder. En het bij oplevering getekende proces-verbaal komt via dezelfde route bij alle partijen terecht, in hetzelfde dossier als de overeenkomst waar het bij hoort.

Twee manieren waarop het in de praktijk loopt
Bij VASTGOEDflow zien we dat terug in twee soorten gebruik. Er zijn kantoren die het hele traject bij ons doen: publiceren op funda in business, de brochure automatisch genereren, de overeenkomsten samenstellen en de opleverinspectie uitvoeren, met alle communicatie via de portalen. En er zijn kantoren die alleen de overeenkomsten bij ons genereren en voor de rest in Realworks blijven werken, via de koppeling die we daarvoor hebben.

Dat tweede is geen halve oplossing. Voor de meeste bedrijfsmakelaars is het precies het stuk dat ontbrak.