Het PVO staat ergens in de mail, of in een app die niemand meer heeft

En de oplevering dan?

Die vraag kreeg ik afgelopen week tijdens een demo bij een bedrijfsmakelaar. We hadden de huurovereenkomst en de allonges al behandeld. Ik heb hem laten zien wat er daarna gebeurt binnen hetzelfde dossier. Daar zit het verschil met de manier waarop de meeste kantoren het vandaag hebben geregeld, want bij vrijwel elk kantoor valt het proces-verbaal van oplevering buiten het systeem waarin de rest van de verhuring staat.

Waarom het zo gegroeid is

Inspectie-apps bestaan ruimschoots en een aantal ervan werkt uitstekend. Leveranciers hebben ze ontwikkeld, maar vrijwel zonder uitzondering als losstaand product naast de reguliere makelaarssoftware. Soms is het een aparte module met een eigen inlog, vaker een applicatie van een andere leverancier.

Daar is een praktische verklaring voor. De kern van makelaarssoftware is de transactie: aanmelden, publiceren, overeenkomst opstellen, ondertekenen. Dat proces is afgebakend, heeft een duidelijk eindpunt en speelt zich grotendeels af achter een bureau. De opname stelt andere eisen: werken op locatie, foto's maken, invoeren op een telefoon, doorwerken zonder verbinding. Die eisen laten zich sneller oplossen met een apart product dan met een uitbreiding van het bestaande systeem.

De inspectie als handeling wordt daardoor goed ondersteund. De vastlegging ervan belandt buiten het dossier waarin de huurovereenkomst staat, en daar blijft het liggen. Een aanvangsopname wordt doorgaans pas jaren later weer relevant. Bij kantoorruimte hangt de looptijd af van wat partijen zijn overeengekomen, in de praktijk vaak drie of vijf jaar. Bij winkelruimte geldt het regime van artikel 7:290 BW, waarbij vijf plus vijf jaar gebruikelijk is. In die periode wisselen medewerkers, beheerders, leveranciers en soms de eigenaar van het object.

Wat het document juridisch doet

Artikel 7:224 lid 2 BW regelt de oplevering bij einde huur. Is er bij aanvang een beschrijving van het gehuurde opgemaakt, dan moet de huurder het pand in die staat teruggeven, met uitzondering van toegestane veranderingen en hetgeen door ouderdom is tenietgegaan of beschadigd.

Ontbreekt die beschrijving, dan wordt de huurder behoudens tegenbewijs verondersteld het gehuurde te hebben ontvangen in de staat waarin het zich aan het einde van de overeenkomst bevindt. Het bewijsrisico ligt daarmee bij de verhuurder. De ROZ-modellen kennen hierop aanvullende bepalingen, maar in de praktijk komt het erop neer dat de partij die niets kan tonen in een lastige positie zit.

Het proces-verbaal van oplevering is het bewijsstuk waarop de discussie over herstelkosten en waarborgsom rust.

Drie werkwijzen in de praktijk

• Een Word-sjabloon
  Een document dat ooit binnen het kantoor is opgesteld, met een tabel per ruimte en een kolom voor bijzonderheden. Foto's worden los bijgevoegd of in het bestand geplakt, waarna het te groot wordt om te mailen. Het eindresultaat is een PDF die bij de verzender in de mailbox blijft staan. Versiebeheer ontbreekt, de opbouw verschilt per medewerker en de gegevens zijn later niet doorzoekbaar.

• Een inspectie-app
  Een aparte applicatie met eigen inlog, eigen abonnement en eigen opslag. Vaak goed gebouwd en prettig in gebruik, met nette fotorapportages en een vaste structuur. De vastlegging voldoet. De verbinding met het dossier waarin de huurovereenkomst, de allonges en de partijgegevens staan ontbreekt.

• Foto's op de telefoon van de medewerker
  De collega die de sleutels komt overhandigen maakt een reeks foto's op zijn eigen toestel. Er is geen opnamestaat, geen ondertekening door de huurder en geen vastlegging van meterstanden of van het aantal uitgegeven sleutels en cilinders. De foto's blijven staan in de cameramap of in de fotodienst van dat toestel en worden hooguit in een appgroep gedeeld. Het beeldmateriaal toont datum en tijdstip. Wat er precies is vastgelegd blijft onduidelijk, omdat niemand heeft genoteerd waar de foto's zijn genomen of welke bevinding eraan verbonden was. Verlaat de medewerker het kantoor, dan verdwijnt het materiaal met hem mee. Deze werkwijze komt vaker voor dan kantoren zelf inschatten, vooral bij kleinere objecten en bij verlengingen.
  

Het bezwaar tegen de losse applicatie

De inspectie-app levert betere vastlegging dan de andere twee werkwijzen. De afstand tot de rest van het dossier wreekt zich op drie momenten.

Bij de eindopname moeten twee systemen naast elkaar worden geopend om de beginsituatie te vergelijken met de huidige staat. In de praktijk gebeurt dat zelden volledig. De eindopname wordt daarmee een zelfstandig document zonder vergelijkingsbasis.

Bij een wisseling van beheerder, kantoor of leverancier verhuist het contractdossier wel en de inspectiehistorie niet. Exports komen beschikbaar als PDF zonder onderliggende structuur. De brongegevens blijven achter bij de vorige leverancier.

Bij een allonge, een indeplaatsstelling of een uitbreiding van het gehuurde verandert de contractuele situatie zonder dat de opname meebeweegt. Een proces-verbaal hoort bij een specifiek object in een specifieke staat op een specifiek moment. Zodra dat losstaat van de contractadministratie gaat die koppeling verloren.

De positie van de huurder

Een proces-verbaal van oplevering is een tweezijdig document. Beide partijen stellen de staat gezamenlijk vast en beide partijen ondertekenen. De opslag ervan is vervolgens eenzijdig geregeld.

De huurder ontvangt in het gunstigste geval een PDF per mail op de dag van overdracht. Jaren later is die mail onvindbaar, is de contactpersoon vertrokken of is de vennootschap overgenomen. Bij de eindopname krijgt de huurder dan een document voorgelegd dat hij ooit heeft ondertekend en op dat moment niet kan verifiëren.

Daarop volgt discussie over de bevindingen, uitloop van de opleveringstermijn en langere leegstand voor de verhuurder.

De inrichting binnen VASTGOEDflow

Bij VASTGOEDflow is de opname een stap binnen hetzelfde dossier als de verhuring, zonder aparte applicatie of tweede inlog.

Het object is aangemeld op funda en gepubliceerd op de website van het kantoor. De brochure is gegenereerd uit dezelfde objectgegevens. De Wwft-controle is uitgevoerd en de UBO-gegevens zijn in het dossier vastgelegd in plaats van in een mailwisseling kort voor ondertekening. De huurovereenkomst is opgesteld op basis van het juiste ROZ-model met de bijbehorende algemene bepalingen, waarbij de partijafspraken in de artikelen zijn verwerkt. Allonges hangen aan diezelfde overeenkomst.

Daarop volgt de opname: foto's per ruimte, meterstanden, sleutelregistratie en de op dat moment vastgestelde gebreken, ondertekend door verhuurder en huurder.

VASTGOEDflow werkt op elk apparaat. Voor de inspectie zelf is een telefoon of tablet het prettigst, omdat je ter plaatse fotografeert en direct invoert bij de juiste ruimte. Het dossier dat daaruit ontstaat open je daarna gewoon op de laptop op kantoor.

Bij einde huur wordt de eindopname per ruimte naast de aanvangsopname gelegd, inclusief het beeldmateriaal van destijds. De afwijkingen vormen het onderwerp van gesprek en over de rest hoeft niet te worden gesproken.

De huurder heeft toegang tot zijn eigen dossier en kan de aanvangsopname op elk moment inzien. Beide partijen kijken bij de eindoplevering naar hetzelfde document, wat het grootste deel van de discussie voorkomt.

Tot slot

Automatisering per onderdeel levert losse documenten op: een applicatie voor inspecties, een systeem voor overeenkomsten, een map voor Wwft, een tool voor publicatie. Elk onderdeel functioneert afzonderlijk naar behoren. Het verschil wordt zichtbaar op het moment dat je het dossier nodig hebt, jaren na de handtekening.